Ao acompanhar vários lançamentos de mais de 400 clientes nos últimos 5 anos, percebemos algumas práticas que impactaram diretamente os gestores comerciais a baterem suas metas de venda.
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Bem-vindo ao capítulo Pastas Digitais e Previsibilidade de Vendas para Incorporadoras! Nós entendemos que muitos incorporadores enfrentam dificuldades para ter previsibilidade nas vendas dos seus lançamentos, mesmo aqueles que fazem o processo de validação e aprovação de pastas durante o represamento.
É por isso que criamos este guia para ajudá-lo a superar esses desafios e obter resultados significativos. Neste guia, você encontrará soluções gerais e soluções específicas do Facilita, que permitirão que você saiba em tempo real quantas pastas foram recebidas e aprovadas, tenha uma comunicação mais eficiente com os corretores, tome decisões de tabela de preços com base na quantidade de pastas aprovadas, e tenha uma visão completa dos dados e processos.
Pronto para começar? Vamos lá!
O problema de ter dificuldade em ter previsibilidade das vendas nos lançamentos é algo que ouvimos de muitos gestores comerciais de incorporadoras que nos procuram. O processo de represamento é crítico para o sucesso de qualquer lançamento, e é fundamental ter uma visão clara e precisa das vendas para tomar decisões assertivas.
No entanto, muitas vezes os gestores encontram dificuldades para validar as pastas recebidas, o que pode atrasar o processo e afetar negativamente as vendas. Isso pode acontecer por diversas razões, como falta de organização, processos ineficientes ou falta de comunicação eficaz com os corretores.
O processo de represamento é complexo e requer uma série de etapas, desde a recepção das pastas até a aprovação final, e cada uma dessas etapas precisa ser realizada de forma eficiente. Sem uma visão clara do processo, é difícil saber quantas pastas foram recebidas e aprovadas, e se já alcançamos a quantidade de pastas necessárias para bater a meta de vendas do lançamento. Isso pode levar a problemas como preços errados, tabelas de preços inadequadas e até mesmo a perda de clientes.
Algumas incorporadoras já avançaram para meios digitais, recebendo pastas dos corretores e imobiliárias parceiras por Whatsapp, email e Google Drive. Outras avançam até mesmo criando formulários para o próprio cliente enviar os dados e documentos.
Porém isso traz uma grande quantidade de retrabalho para a equipe de backoffice, que precisa reorganizar todas essas pastas em outro lugar. O problema desses meios dispersos é agrupar isso em um funil centralizado para poder avaliar, aprovar e solicitar algum novo documento ao corretor (que aciona o cliente). Os processos e pastas podem se perder e ficarem sem retorno, tirando a credibilidade e eficiência do processo, consequentemente perde-se previsibilidade.
Para solucionar esse problema, é importante ter uma visão completa do processo, centralizar os dados e os processos em apenas um local, e ter uma comunicação eficiente com os corretores. É preciso ter ferramentas e processos que permitam saber em tempo real quantas pastas foram recebidas e aprovadas e, de acordo com a taxa de conversão prevista, saber se já alcançamos a quantidade de pastas necessárias para bater a meta de vendas do lançamento.
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Com a implementação das soluções apresentadas neste guia, você poderá:
20% 30%
Uma das principais ações é definir um processo de aprovação bem claro e compartilhá-lo com as imobiliárias parceiras e corretores, realizando um acompanhamento diário ou semanal com cada para garantir que todos estejam alinhados. Outra opção é centralizar esse processo com uma equipe interna, que irá garantir a qualidade e agilidade do processo.
Deve-se considerar como "pastas aprovadas" não somente o envio de dados do cliente. E sim enviar a pasta, junto com alguns documentos (identidade e comprovante de endereço), e a equipe de backoffice da incorporadora ou loteadora entrar em contato para validar o interesse do cliente no empreendimento. Em alguns casos, solicitam ainda um comprovante de renda ou mesmo o pagamento de uma “entrada”.
Como benchmarking do mercado, 20% a 30% das pastas aprovadas tornam-se vendas. Claro que algumas variáveis como tempo em que foi criada a pasta ou documentos solicitados ou tipo de empreendimento, pode impactar nessa taxa.
Definir apenas um canal de recebimento das pastas é outra medida importante para garantir a eficiência no processo. Isso evita que haja confusão ou atrasos na recepção das pastas, e garante que todas as pastas sejam devidamente avaliadas e aprovadas. Vemos muitas incorporadoras que dizem usar ferramentas digitais, mas na verdade são ferramentas muito utilizadas e que não permitem um controle eficiente, como emails e Whatsapp.
Além disso, é fundamental comunicar muito bem esse processo de aprovação para os corretores, para que eles saibam exatamente como funciona e o que é esperado deles. É importante também ter uma comunicação eficiente com os corretores para dar feedback sobre a aprovação das pastas, assim eles saberão exatamente o que precisam fazer para melhorar.
Para incentivar os corretores a enviarem pastas de qualidade, é possível criar premiações para os corretores que tiverem pastas aprovadas e para aquelas vendas que vierem dessas pastas. Isso pode ser uma boa forma de motivar os corretores a enviarem pastas de qualidade e melhorar a previsibilidade das vendas.
Centralize o processo em um local para que consiga acompanhar em tempo real a montagem das pastas e aprovações. Como gestor comercial, será importante você ter uma visão completa do processo, identificar gargalos e intervir diretamente nas pastas. A melhor forma de visualização é no formato Kanban, quando cada etapa está organizada em colunas e as pastas como cards. Transformamos esse processo num quadro do Trello para que você possa se inspirar e adaptar para sua realidade.
Veja abaixo um exemplo de como pode ser construído esse processo e compartilhado com imobiliárias e corretores para que todos estejam bem alinhados:
Um lançamento envolvendo muitos corretores e imobiliárias parceiras exige um ambiente digital mais aprimorado, que dê segurança aos dados, centralize as informações, esteja disponível em aplicativo e que seja de fácil interação entre os usuários. É possível fazer tudo isso no CRM Facilita, no qual as etapas do funil podem ser personalizadas de acordo com o processo que você desenhou. Veja um exemplo de funil de pré-lançamento abaixo:
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As soluções do CRM Facilita são projetadas para ajudar as incorporadoras e imobiliárias a otimizarem o processo de aprovação de pastas e aumentarem a eficiência e a previsibilidade das vendas.
Primeiro, é possível criar um funil de vendas personalizado para aprovação das pastas, com etapas e status claramente definidos. Isso permite que os gestores comerciais saibam exatamente onde cada pasta está no processo de aprovação, e possam tomar medidas para acelerar ou ajustar o processo se necessário.
A secretaria de vendas pode aprovar as pastas e dar feedback e instruções para os corretores que enviarem as pastas, através dos registros de atendimento do CRM Facilita. Isso permite que as incorporadoras e imobiliárias tenham um controle mais preciso sobre o processo de aprovação e possam dar instruções específicas para os corretores sobre como ajustar as suas pastas e terem aprovação.
É possível criar um grupo de documentos específico para os corretores tirarem fotos e enviar pelo aplicativo. Isso facilita o envio de documentos e agiliza o processo de aprovação.
Há também o recebimento de alertas, tanto para a secretaria de vendas quanto para os corretores, a cada nova pasta recebida. Isso garante que nenhuma pasta fique sem ser avaliada e aumenta a eficiência do processo. Os corretores também recebem alertas (por email e notificações pelo app) para cada feedback e aprovação das suas pastas enviadas, o que permite uma comunicação mais eficiente e evita atrasos no processo.
Por fim, todo esse histórico é gravado no registro de atendimento de cada cliente com a pasta, o que permite acesso fácil e rápido às informações e garante a transparência do processo. Com essas soluções, o Facilita ajuda os gestores comerciais de incorporadoras a terem mais previsibilidade nas vendas dos lançamentos e a tomarem decisões mais assertivas.
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Assista à troca de experiências e compilação das melhores práticas que Aristeu Livingstone, Gestor de Growth, e Glauco Farnezi, CEO do Facilita, identificaram ao acompanhar e atuar em lançamentos imobiliários em todo Brasil, nos últimos 12 anos.
Não perca mais tempo e dinheiro com processos de aprovação de pastas ineficientes. Agende agora uma reunião com nossos especialistas e planeje o seu próximo lançamento com segurança e previsibilidade nas vendas.
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